Отдел документационного обеспечения управления (отдел ДОУ) является подразделением Службы управления персоналом ФГБОУ ВО ПГУПС.

В соответствии с СМК РД 09.49-2022 «Положение о Службе управления персоналом» реализации задач, возложенных на Службу управления персоналом, обеспечивается выполнением отделом документационного обеспечения управления следующих функций:

• Организация и обеспечение функционирования единой системы делопроизводства Университета, в том числе с использованием единой автоматизированной информационной системы управления университетским комплексом;
• Обеспечение единого порядка документирования, организации документооборота, учётно-регистрационной работы, оперативного хранения и подготовки документов к передаче в архивный отдел в соответствии с действующими нормативами;
• Разработка (актуализация) и внедрение Инструкции по делопроизводству в Университете, нормативных и методических документов по документационному обеспечению управления, регламентирующих процессы делопроизводства в Университете. Контроль соблюдения установленного порядка работы с документами;
• Оптимизация документооборота и сокращение количества форм и объема документов, образующихся в деятельности Университета. Определение порядка прохождения и обработки документов, сокращающего объем документооборота. Подготовка к автоматизации процессов делопроизводства в Университете, разработка и внедрение новых маршрутов в системе электронного документооборота;
• Ведение реестра типовых процессов, по которым действует ускоренный порядок подготовки документации и справок;
• Экспедиционная обработка, приём, учет, регистрация поступающей, отправляемой корреспонденции и организационно-распорядительных документов, организация своевременного рассмотрения поступивших документов, доведение их до исполнителей, хранение и информационно-справочная работа по ним;
• Согласование номенклатур дел структурных подразделений, формирование сводной номенклатуры дел Университета;
• Организационно-методическое руководство и контроль ведения делопроизводства в структурных подразделениях Университета в пределах предоставленных полномочий;
• Информационное, документационное, организационное обеспечение деятельности руководителей Университета (ректор, проректоры);
• Подготовка и передача на хранение законченных делопроизводством документов в архивный отдел Службы управления персоналом;
• Участие в разработке и согласование графической схемы организационной структуры Университета;
• Организация делопроизводства по обращениям граждан, в том числе работников и обучающихся Университета;
• Взаимодействие с директорами филиалов и руководителями структурных подразделений в установлении порядка документирования управленческой деятельности и организации работы с документами, в том числе с документами с грифом «Для служебного пользования»;
• Проверка правильности оформления и согласование проектов распорядительных документов;
• Разработка макетов и изготовление установленным порядком гербовых печатей Университета, печатей и штампов отдела ДОУ;
• Постановка гербовой печати Университета на документах для заверения подписей ректора, проректоров, начальника Службы управления персоналом и других должностных лиц, которым доверенностью или приказом ректора предоставлены соответствующие полномочия;
• Осуществление приема и отправки документов посредством системы электронного взаимодействия с Федеральным агентством железнодорожного транспорта и другими органами власти и организациями;
• Подготовка проектов распоряжений «О направлении работника в командировку» в модуле «Кадры» единой автоматизированной информационной системы управления университетским комплексом, учет работников, прибывающих в командировку в Университет;
• Разработка макетов бланков документов Университета, унифицированных форм документов, в том числе для использования в системе электронного документооборота;
• Проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе ДОУ, участие в работе экспертной комиссии Университета;
• Организация заключения договора с АО «Почта России» на оказание услуг почтовой связи;
• Соблюдение требований по защите персональных данных работников и обучающихся.

Внимание! Вся корреспонденция, доставляемая в Университет следующими способами:

• электронной почтой;
• по факсу;
• курьерской доставкой от организаций;
• частным порядком от граждан.

Документы, поступающие в Университет в нерабочее время и в выходные дни, не принимаются.